Αυτές είναι οι πιο χρήσιμες πρακτικές για την τεχνική κάλυψη συμβουλίου και ένα συμβούλιο χωρίς κακοτοπιές
Η σωστή τεχνική κάλυψη συμβουλίου αποτελεί τον θεμέλιο λίθο για την ομαλή διεξαγωγή κάθε οργανωμένης συνεδρίασης. Όταν η τεχνική υποδομή λειτουργεί απρόσκοπτα, τα μέλη μπορούν να επικεντρωθούν αποκλειστικά στο αντικείμενο των αποφάσεων χωρίς περισπασμούς ή τεχνικά προβλήματα.
Τι είναι το συμβούλιο
Το συμβούλιο είναι μια συνάθροιση ανθρώπων προκειμένου να ληφθούν αποφάσεις. Το συμβούλιο έχει μόνιμο χαρακτήρα, οπότε επαναλαμβάνεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα και αποτελείται από συγκεκριμένα μέλη. Τα μέλη του έχουν την ανάλογη εξουσία να λαμβάνουν αποφάσεις. Οι αποφάσεις μπορεί να αφορούν έναν οργανισμό, μια εταιρία, το κράτος, το δήμο, το σχολείο κλπ.
Σε κάθε τέτοια συνάντηση, η τεχνική κάλυψη συμβουλίου διασφαλίζει ότι η διαδικασία είναι διαφανής, οργανωμένη και επαγγελματική. Χωρίς σωστή τεχνική κάλυψη συμβουλίου, ακόμη και η πιο καλά προετοιμασμένη ατζέντα μπορεί να εκτροχιαστεί.
Τα είδη των συμβουλίων είναι τα εξής:
- Διοικητικό
- Δημοτικό
- Περιφερειακό
- Εθνικό (κοινοβούλιο)
- Επιστημονικό
- Επαγγελματικό
- Συμβούλιο εργαζομένων
Ανεξαρτήτως τύπου, κάθε μορφή απαιτεί εξειδικευμένη τεχνική κάλυψη συμβουλίου, προσαρμοσμένη στις ανάγκες του χώρου, του αριθμού των μελών και της φύσης των αποφάσεων.
Οι αποφάσεις που λαμβάνονται είναι δεσμευτικές για τα μέλη του συμβουλίου αλλά και τον οργανισμό.
Αυτό σημαίνει ότι η τεχνική κάλυψη συμβουλίου δεν είναι απλώς υποστηρικτική υπηρεσία, αλλά κρίσιμο εργαλείο θεσμικής λειτουργίας.
Τα συμβούλια με τα συνέδρια μοιράζονται πολλά κοινά χαρακτηριστικά στην οργάνωση τους. Άνθρωποι συγκεντρώνονται σε ένα χώρο με πλήρη οπτικοακουστική εγκατάσταση. Είναι απαραίτητο ο ομιλών να γίνεται ακουστός στους παρόντες αλλά και διαδικτυακά (live streaming). Η παρουσίαση πολυμέσων πρέπει επίσης να είναι εφικτή άρα χρειάζεται εικόνα. Ο φωτισμός χρειάζεται να είναι διάχυτός και ξεκούραστος εκτός από κάποιες περιπτώσεις συνεδρίων που αποκτούν εορταστικό χαρακτήρα.
Η σύγχρονη κάλυψη περιλαμβάνει ηχητική ενίσχυση υψηλής ευκρίνειας, οπτικοακουστική κάλυψη συμβουλίου, αξιόπιστη διαδικτυακή μετάδοση και σταθερή δικτυακή υποδομή. Ιδιαίτερα σε επίπεδο τοπικής αυτοδιοίκησης, η ηχητική κάλυψη δημοτικού συμβουλίου είναι καθοριστική για τη διασφάλιση της καθαρής ακουστικής, της σωστής καταγραφής πρακτικών και της απρόσκοπτης συμμετοχής τόσο των παρόντων όσο και των απομακρυσμένων συμμετεχόντων. Η τεχνική κάλυψη συμβουλίου σήμερα επεκτείνεται και σε υβριδικές μορφές, όπου συμμετέχουν μέλη εξ αποστάσεως.
Αυτό που κυρίως τα διαφοροποιεί είναι η σύσταση των παρευρισκόμενων και το αντικείμενο τους που στα μέν είναι η λήψη αποφάσεων ενώ στα συνέδρια είναι συνήθως η παρουσίαση ιδεών.
Επιπλέον η ενοικίαση εξοπλισμού για συμβούλιο πρέπει να υποστηρίζει τη διαδικασία διαλόγου, ψηφοφορίας, καταγραφής πρακτικών και διαφάνειας.
Πώς μπορεί να λειτουργήσει ένα συμβούλιο σωστά
1. Υπολογίζουμε τον χώρο που χρειάζεται για να βολευτούν οι καλεσμένοι, υπολογίζουμε τον χώρο που χρειάζονται οι τεχνικές εγκαταστάσεις. Η θέση των μικροφώνων, των ηχείων, των καμερών και των οθονών πρέπει να μελετηθεί εκ των προτέρων ώστε να μην παρεμποδίζεται η ορατότητα ή η ακουστικότητα. Δεν παραλείπουμε να περιλάβουμε διαδρόμους προσέλευσης, διαφυγής. Τέλος υπολογίζουμε επάρκεια χώρου για τις παροχές που θα διατίθενται (catering κλπ).
2. Φροντίζουμε να υπάρχουν οι απαραίτητες αποστάσεις θέασης από τα μέσα προβολής ή οθόνες, όπως επίσης και από τον ηχητικό εξοπλισμό. Όλοι οι παρευρισκόμενοι οφείλουν να απολαμβάνουν την ίδια ποιότητα εμπειρίας.
3. Σχεδιάζουμε το φωτισμό του χώρου και τις διαδικασίες χειρισμού του. Μια προβολή έχει απαιτήσεις ο φωτισμός να παραμένει μακριά από την οθόνη. Αντίστοιχα η παρουσία ομιλητών πέραν των μελών θα χρειαστεί εστιασμένο φωτισμό.
4. Κάνουμε πρόβα τον ηχητικό εξοπλισμό, μικρόφωνα, μόνιτορ κλπ, ώστε να βεβαιωθούμε ότι τα μέλη του συμβουλίου έχουν κατανοήσει πλήρως την λειτουργία του και τον τρόπο χειρισμού και ομιλίας. Είναι πολύ σημαντικό για την ποιότητα του αποτελέσματος να έχουμε καταφέρει αυτό το βήμα.
5. Στην περίπτωση προβολής ή οθόνης, χρειαζόμαστε το υλικό προς αναπαραγωγή για να εξετάσουμε τη συμβατότητα του με τον εγκατεστημένο εξοπλισμό. Διαστάσεις, γραμματοσειρές, χρώματα, έξοδος ήχου είναι μόνο μερικά από τα σημεία που πρέπει να δώσουμε προσοχή.
6. Φροντίζουμε τις καλωδιώσεις μας! Τα καλώδια πρέπει να είναι όσο το δυνατό έξω από το σκηνικό του συμβουλίου. Στα σημεία διέλευσης καλεσμένων στο συμβούλιο, φροντίζουμε να τοποθετήσουμε διαδρόμους καλωδίων.
7. Η συνεννόηση με τους συνεργάτες που ασχολούνται με την βιντεοσκόπηση την ηχογράφηση και του live streaming του συμβουλίου είναι απαραίτητη καθώς η συνύπαρξη στον ίδιο χώρο είναι το λιγότερο που θα συμβεί. Η θέση των καμερών στο χώρο είναι σημαντική και πρέπει να προδιαγραφεί. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα χρειαστεί να παρέχουμε ηχητική έξοδο, να προβάλλουμε βίντεο και με βεβαιότητα να διαθέσουμε παροχές ρεύματος. Στην περίπτωση που αναλαμβάνουμε τις παραπάνω υπηρεσίες, τα πράγματα είναι πιο απλά.
8. Η διάθεση χρονοδιαγράμματος από τους διοργανωτές και η τήρηση του από όλους τους συντελεστές του συμβουλίου είναι υψίστης σημασίας για την αποφυγή λαθών και την διατήρηση της ομαλής ροής.
9. Βεβαιωνόμαστε ότι ο χρόνος που έχουμε στη διάθεσή μας, τόσο από τη διοργάνωση όσο και από τη διεύθυνση του χώρου, είναι επαρκής για να έχουμε παραδώσει το προδιαγεγραμμένο ηχοφωτιστικό σενάριο εγκαίρως. Υπολογίζουμε απαραίτητα και κάποιο χρόνο για δοκιμές.
10. Το να έχουμε υπέρ-επάρκεια εξοπλισμού είναι πάντα μια πολύ καλή πρακτική σε τέτοιου είδους δουλειές. Σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να ζητηθεί ένα επιπλέον μικρόφωνο συμβουλίου. Η τοποθέτηση του εξοπλισμού μπορεί να απαιτήσει περισσότερα καλώδια. Μια πιθανή βλάβη μπορεί να σωθεί χάρη στις spare συσκευές που έχουμε μαζί μας για τα κρίσιμα σημεία!
